Eine Car Policy ist im Fuhrpark ein wichtiges Instrument, das die Nutzung von Firmenwagen regelt. Sie spielt damit eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung von Sicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit im Fuhrparkmanagement. In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Car Policy ist und warum sie für den Fuhrpark so sinnvoll ist.
Inhalt
Was ist eine Car Policy?
Bei einer Car Policy handelt es sich um eine schriftliche Vereinbarung, die die Nutzungsbedingungen von Firmenwagen im Unternehmen regelt. Sie legt fest, welche Mitarbeiter einen Anspruch auf einen Dienstwagen haben und stellt sicher, dass alle dieselben Regeln und Bedingungen einhalten. Zudem kann die Car Policy direkt in einer Fuhrparkmanagement Software verwaltet werden, um die Umsetzung der Richtlinien zu erleichtern.
Die Car Policy definiert zudem die Rechte und Pflichten die im Umgang mit dem Firmenwagen einhergehen, die zur Auswahl stehenden Fahrzeugklassen und die entsprechenden Konditionen.
Bedeutung der Car Policy im Fuhrpark
Im Fuhrparkmanagement spielt eine Car Policy eine zentrale Rolle, da sie eine einheitliche Regelung für die Nutzung von Firmenwagen ermöglicht. Dadurch werden potenzielle Missverständnisse vermieden und die Bedingungen für alle transparent. Darüber hinaus bietet ein Regelwerk eine solide Grundlage für die Kalkulation von Dienstwagenkosten und ermöglicht somit eine langfristige Planung und Steuerung der Flotte, unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit. Ein wichtiger Bestandteil dieser Regelungen ist der Dienstwagenüberlassungsvertrag, der die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Überlassung von Fahrzeugen an Mitarbeiter festlegt. Der Firmenwagen Konfigurator Easy+ ermöglicht es, die Car Policy direkt zu hinterlegen und den gesamten Beschaffungsprozess zu vereinfachen.
Eine gut durchdachte Car Policy für Dienstwagen berücksichtigt dabei die Bedürfnisse des Unternehmens und die Wünsche und Anforderungen der dienstwagenberechtigten Mitarbeiter gleichermaßen. Sie bildet die Grundlage für ein effektives Flottenmanagement, das die Sicherheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt.
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Vorteile einer Car Policy
Zum einen hilft eine Dienstwagenregelung dem Fuhrparkleiter dabei, die Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung von Firmenwagen zu kontrollieren. Durch die Festlegung von Regeln und Bestimmungen, die auch in die Mobilitätsrichtlinie des Unternehmens integriert sind, können Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Dienstwagen in der Fahrzeugflotte verantwortungsvoll und sparsam nutzen. Zum anderen liefert sie ein klares Regelwerk, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu erhöhen.
1. Höhere Sicherheit im Fuhrpark
Eine Car Policy sollte in erster Linie dazu da sein, die Sicherheit im Fuhrpark zu erhöhen. Dies beginnt bereits bei der Beschaffung und Konfiguration der Firmenwagen. Zudem regelt sie auch, unter Berücksichtigung der Position und des Aufgabenbereichs der jeweiligen Mitarbeiter, die erforderliche Sicherheitsausstattung.
Laut § 2 der Betriebssicherheitsverordnung gelten alle vom Arbeitgeber bereitgestellten Fahrzeuge als Arbeitsmittel und unterliegen den arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen sowie den Unfallverhütungsvorschriften. Daher sind entsprechende Schutzmaßnahmen erforderlich, um bei einem Unfall nicht in Regress genommen zu werden. Eine dokumentierte Car Policy, die alle relevanten Sicherheitsvorschriften umfasst, hilft, dem Vorwurf der groben Fahrlässigkeit zu entgehen und schützt das Unternehmen vor Haftungsansprüchen.
Bei der Ausarbeitung einer Car Policy für Firmenwagen sollten alle relevanten Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden. Besonders wichtig ist es, bei der Festlegung der Richtlinie folgende Punkte zu beachten:
- Auswahl von Fahrzeugtypen, die die höchsten Sicherheitsstandards gewährleisten (Fokus auf fünf Sterne in Euro NCAP-Crashtests*)
- Vorgaben zur Reduzierung von Risiken beim Führen von Fahrzeugen (häufige Pausen, Erfrischung, Lenkzeiten, etc.) zusätzlich zu den regelmäßigen UVV-Fahrerunterweisungen
- Sicherheitsausstattungen, wie z.B. Lendenwirbelstützen, Freisprechausrüstungen, Navigationssystem, Head-Up-Displays etc.
*Euro NCAP führte die allgemeine Sicherheitsbewertung im Jahr 2009 ein, die auf vier wichtigen Bereichen basiert: Insassenschutz für Erwachsene, Insassenschutz für Kinder, Schutz von ungeschützten Verkehrsteilnehmern“ (Fußgänger, Radfahrer) und Sicherheitssysteme (Fahrerassistenz und Kollisionsvermeidung)
2. Mehr Klarheit und Fairness
Eine Car Policy stellt sicher, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen über die Regeln und Pflichten zur Nutzung von Firmenfahrzeugen informiert sind. Damit schafft sie eine solide Grundlage, die Missverständnisse vermeidet und allen Mitarbeitern gleiche Bedingungen bietet.
In einer Dienstwagenrichtlinie wird beispielsweise geregelt, wer unter welchen Bedingungen Anspruch auf ein Firmenfahrzeug hat und wie die Fahrzeuge genutzt werden dürfen. Dazu gehören auch Regeln für die private Nutzung oder Kilometerbegrenzungen. Außerdem definiert sie, welche Verantwortlichkeiten die Mitarbeiter haben, einschließlich der Wartung, der Meldung von Schäden und der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften.
3. Steigerung des Umweltbewusstseins
Durch eine Car Policy kann der Einsatz von Fahrzeugen mit geringerem CO2-Ausstoß, Elektrofahrzeugen oder Hybridmodellen bevorzugt werden. Zudem können Standards für Emissionen und Kraftstoffeffizienz festgelegt werden, die bei der Auswahl neuer Firmenfahrzeuge zu berücksichtigen sind. Damit trägt sie dazu bei, die Umweltauswirkungen im Fuhrpark zu verringern und ein nachhaltiges Fuhrparkmanagement zu fördern. Außerdem können durch die Einführung von Anreizsystemen Mitarbeiter motiviert werden, auf eine umweltfreundlichere Fahrweise zu setzen.
4. Kostenkontrolle dank Dienstwagenordnung
Indem die Fahrzeugmodelle und -marken, die bei der Fahrzeugkonfiguration gewählt werden dürfen, begrenzt werden, können Mengenrabatte und niedrigere Kosten für Wartung und Ersatzteile erzielt werden. Eine engere Auswahl kann auch die Verwaltung vereinfachen und die Einschränkung von Sonderausstattungen kann den Wiederverkaufswert der Fahrzeuge steigern.
Der Einsatz von kraftstoffeffizienten oder alternativ angetriebenen Fahrzeugen kann in einer Car Policy festgelegt werden, um Einsparungen bei den Treibstoffkosten zu erzielen. Auch die Einführung von Nutzungslimits oder die Beschränkung der privaten Nutzung tragen zur besseren Wirtschaftlichkeit bei.
Mustervorlage für die Car Policy
Unsere kostenfreie Car Policy Mustervorlage dient Ihnen als Grundlage für die Erstellung einer individuellen Dienstwagenrichtlinie. Passen Sie das Muster einfach an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an und legen Sie einheitliche Regeln für die Nutzung der Firmenwagen fest.
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Car Policy und Elektromobilität
Mit der voranschreitenden Elektrifizierung von Flotten, spielt eine gut durchdachte Car Policy in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle. Sie unterstützt Unternehmen dabei, die Integration von Elektrofahrzeugen im Fuhrpark zu planen und gezielt zu steuern.
Mit einer Car Policy für Elektrofahrzeuge können konkrete Ziele für die Einführung von elektrisch betriebenen Dienstwagen in der Fahrzeugflotte definiert werden. Dies kann beispielsweise Quoten für Elektrofahrzeuge oder Fristen für die Umstellung auf einen emissionsfreien Fuhrpark beinhalten. Darüber hinaus lassen sich Kriterien, wie Reichweite oder Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership), für die Auswahl von E-Fahrzeugen festlegen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Elektrifizierung der Flotte ist die Ladeinfrastruktur. Eine Car Policy für Elektrofahrzeuge sollte daher Richtlinien für die Installation und Nutzung von Ladestationen am Arbeitsplatz enthalten. Auch eine mögliche Kostenerstattung für das Laden zu Hause oder die Nutzung öffentlicher Ladestationen sollte berücksichtigt werden.
Mit wenigen Klicks zum Dienstwagen
Mit Easy+ konfigurieren Fahrer ihr Wunschfahrzeug basierend auf der hinterlegten Dienstwagenregelung.
Fahrzeuge konfigurieren basierend auf einer Car Policy
Eine Car Policy schützt nicht nur den Fahrer, sondern stellt zugleich die unternehmerische Leistungsfähigkeit sicher. Um sicherheitsrelevante Car Policies ganzheitlich und zuverlässig umzusetzen, eignet sich ein Fahrzeug Konfigurator wie Easy+. Hier können Sie die gewünschten Dienstwagenregelungen für unterschiedliche Fahrzeugklassen und Mitarbeitergruppen hinterlegen. So werden unternehmensinterne Regelungen bereits bei der Konfiguration entsprechend berücksichtigt.
FAQ – Car Policy
Eine Car Policy dient zur Festlegung klarer Regeln und Richtlinien für die Nutzung von Firmenfahrzeugen.
Jeder Fuhrpark sollte eine Car Policy haben. Sie definiert einheitliche Vorschriften im Umgang mit den Firmenwagen, verbessert die Sicherheit, vermeidet Missverständnisse und spart Zeit und Kosten durch standardisierte Prozesse – besonders in kleineren Unternehmen.
Eine Car Policy sollte eingeführt werden, sobald ein Unternehmen Firmenfahrzeuge bereitstellt. Frühzeitige Richtlinien schaffen klare Regeln und Verantwortlichkeiten. Dies gewährleistet von Anfang an ein effizientes und sicheres Flottenmanagement.
Eine Funktionsflotte wird genutzt, um die betrieblichen Hauptaufgaben zu erfüllen. Dazu gehören etwa der Transport von Waren oder der Einsatz für Kundendienstleistungen. Diese Flotten sind auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet.
Im Gegensatz dazu steht die User-Chooser-Flotte. Hierbei handelt es sich um Dienstfahrzeuge, die Teil des Gehaltspakets sind und als Motivations- oder Rekrutierungsinstrument dienen. Dabei können die Mitarbeiter (User) ihr Fahrzeug im Rahmen festgelegter Optionen selbst auswählen und konfigurieren.
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