Eine gut funktionierende Flotte kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Geschäftsbetrieb und ineffizienten, kostenintensiven Prozessen ausmachen. Hier kommt die Fuhrparkanalyse ins Spiel. Egal ob Sie gerade darüber nachdenken, Ihren Fuhrpark zu modernisieren, Kosten zu senken oder Ihr Unternehmen nachhaltiger zu gestalten – eine Fuhrparkanalyse bietet wertvolle Einblicke und Lösungsansätze. Doch wie läuft diese ab? In diesem Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Aspekte und Fragestellungen.
Was ist eine Fuhrparkanalyse?
Bei einer Fuhrparkanalyse handelt es sich um einen systematischen Ansatz, mit dem der aktuelle Zustand eines Fuhrparks bewertet und Optimierungspotenziale identifiziert werden können. Eine solche Analyse ermöglicht es Unternehmen, tief in die Strukturen, Abläufe und Kosten ihres Fuhrparks einzutauchen und strategische Entscheidungen zu treffen.
Wie oft eine Fuhrparkanalyse durchgeführt werden sollte, hängt von der Größe des Fuhrparks ab. Generell empfiehlt es sich, die Flotte in regelmäßigen Abständen – beispielsweise einmal jährlich – genauer zu betrachten. Bei einer umfassenden Analyse werden sowohl betriebswirtschaftliche als auch technische und organisatorische Aspekte berücksichtigt. Die folgenden Schritte sollten dabei berücksichtigt werden
1 – Ziele der Fuhrparkanalyse festlegen
Bestimmen Sie zunächst, was Sie mit der Analyse des Fuhrparks erreichen möchten. Wollen Sie einen umfassenden Überblick über die Flotte erhalten, die Kosten reduzieren oder die Effizienz steigern? Oder liegt der Fokus auf der Einhaltung neuer Umweltauflagen? Vielleicht überlegen Sie auch, eine Fuhrparksoftware einzuführen. Ein mögliches Ziel wäre auch zu prüfen, ob der Fuhrpark den Anforderungen der betrieblichen gerecht wird. Je nachdem welches Ziel für Sie Priorität hat, sollte die anschließende Analyse ausgerichtet werden.
2 – Abläufe und Strukturen analysieren
Die Fuhrparkanalyse beginnt mit der Betrachtung sämtlicher Abläufe und Strukturen in der Flotte. Stellen Sie zunächst den Aufbau des Fuhrparkmanagement dar. Ist der Fuhrpark zentral oder dezentral organisiert und wie viele Personen und Abteilungen sind für die Verwaltung der Flotte verantwortlich? Anschließend betrachten Sie die einzelnen Abläufe und Arbeitsschritte wie beispielsweise
- Beschaffung von Fahrzeugen
- Daten- und Vertragsmanagement
- Wartungen und Reparaturen (inkl. Reifenmanagement)
- Abwicklung von Schäden
- Versicherungsmanagement
- Handling von Tankkarten
- Fuhrpark Controlling
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Sind die einzelnen Arbeitsschritte aktuell oder veraltet?
- Werden die Prozesse ausreichend dokumentiert?
- Können die Abläufe durch die Hilfe digitaler Tools optimiert werden? Gibt es Prozessbrüche?
- Falls Sie bereits eine Softwarelösung einsetzen, sollten Sie hinterfragen, ob diese noch den Anforderungen des Fuhrparks gerecht wird?
3 – Fahrzeugbestand und Auslastung analysieren
Der nächste Schritt der Analyse beschäftigt sich mit einem der wichtigsten Aspekte im Fuhrpark: den Fahrzeugen. Überprüfen Sie, ob alle Fahrzeuge benötigt werden, ob sie effizient ausgelastet sind und ob ältere Fahrzeuge durch neuere, kosteneffizientere Modelle ersetzt werden sollten. Denn nicht jedes Fahrzeug ist notwendigerweise auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt. Mit der Analyse können Sie feststellen, ob die vorhandenen Fahrzeuge den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen.
Betrachten Sie dabei u.a.:
- Anzahl und Art der Fahrzeuge
- Alter und Zustand der Fahrzeuge
- Nutzungshäufigkeit und Nutzungsdauer
- Einsatzzweck der Fahrzeuge
- Laufleistungen
Während einige Fahrzeuge eventuell selten oder nie genutzt werden, werden andere übermäßig beansprucht. Das kann zu unnötigen Kosten oder schnellerem Verschleiß führen. Die Auslastung der Fahrzeuge ist außerdem ein entscheidendes Kriterium für die Anschaffung weiterer Firmenfahrzeuge. Bei der Analyse der Fahrzeugauslastung sollten Sie zwischen personengebundenen Dienstwagen und Poolfahrzeugen unterscheiden:
Personengebundene Dienstwagen
Laut einer Studie liegt die Auslastung von Firmenwagen bei lediglich rund 6 %. Hier lohnt sich also ein genauerer Blick. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Betrachtung der Leasingkilometer im Vergleich zu den tatsächlich gefahrenen Kilometern? Gibt es hier Differenzen?
Poolfahrzeuge
Kommt es häufiger zu Standzeiten oder zu Engpässen an bestimmten Tageszeiten? Mithilfe einer Carsharing Software lässt sich die Auslastung der Fahrzeuge leicht analysieren. Gegebenenfalls lohnt es sich, den Mobilitätsmix im Fuhrpark mit weiteren Alternativen wie einem Mobilitätsbudget oder Diensträdern zu erweitern.
4 – Berechnung der Total Cost of Ownership
Die Betrachtung der Gesamtbetriebskosten im Fuhrpark ist ein zentraler Abschnitt der Fuhrparkanalyse. Die Total Cost of Ownership (TCO) umfassen nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch sämtliche Ausgaben, die mit dem Besitz und der Nutzung der Fahrzeuge verbunden sind. Wenn Sie alle direkten und indirekten Kostenfaktoren berücksichtigen, lassen sich versteckte Ausgaben und Kostentreiber in der Flotte entdecken. Beleuchten Sie daher alle Ausgaben genauer und identifizieren Sie Bereiche, in denen Einsparungen möglich sind. Grundsätzlich setzt sich die TCO aus folgenden Kostenstellen zusammen:
- Anschaffungskosten
- Finanzierungskosten wie Zinsen oder Leasinggebühren
- Laufendende Betriebskosten wie Wartung und Reparaturen, Tankkosten oder Versicherungen
- Verwaltungskosten
- Wertverlust
5 – Nachhaltigkeit im Fuhrpark
Klima- und Umweltschutz spielen in Fuhrparks, angetrieben durch die CSR-Berichtspflicht, eine große Rolle. Die Fuhrparkanalyse betrachtet daher auch die Umweltbilanz der Flotte und den CO2-Verbrauch, indem sie beispielsweise aufzeigt, wie durch den Wechsel zu effizienteren Fahrzeugen oder durch die Optimierung von Routen Kraftstoffkosten gesenkt werden können. So lassen sich langfristige Kosteneinsparungen realisieren. Eine gründliche Analyse liefert zudem die notwendige Datenbasis, um realistische Nachhaltigkeitsziele für den Fuhrpark zu definieren und Fortschritte zu überwachen. Bei einer Fuhrparkanalyse sollten Sie daher folgende Fragen berücksichtigen:
- Welche Antriebsarten werden in der Flotte eingesetzt?
- Wie hoch ist der CO2-Ausstoß?
- Wie hoch ist der Kraftstoffverbrauch?
- Welche Fahrzeuge können elektrifiziert werden?
Wie unterstützt eine Softwarelösung bei der Fuhrparkanalyse?
Eine Fuhrparkmanagement Software kann die Fuhrparkanalyse erheblich erleichtern und optimieren. Sie ersetzt manuelle Prozesse und bietet vielfältige Möglichkeiten zur Datenerfassung und -auswertung. Auf Knopfdruck generiert die Software detaillierte Berichte, mithilfe derer verschiedene Aspekte des Fuhrparks – wie z.B. die Gesamtbetriebskosten (TCO) oder die Auslastung einzelner Fahrzeuge – beleuchtet und Optimierungspotenziale identifiziert werden können.
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