Der Fuhrpark stellt in Unternehmen einen großen Kostenfaktor dar und bedarf oftmals aufwendiger Planung und Steuerung. Viele operative Tätigkeiten können dank Outsourcing jedoch automatisiert oder in die Hände von Experten gegeben werden. In diesem Beitrag betrachten wir die Vor- und Nachteile von Fuhrparkmanagement Outsourcing näher und erläutern, was Sie bei einer Entscheidung beachten sollten.
Was ist Fuhrparkmanagement Outsourcing?
Beim Outsourcing des Fuhrparkmanagements werden die gesamte Verwaltung oder bestimmte Aufgaben an externe Dritte ausgelagert, anstatt sie intern zu erledigen. Outsourcing im Fuhrparkmanagement beginnt bei der Auslagerung bestimmter Aufgaben über Full-Service-Leasing bis hin zu einer kompletten Auslagerung der Fuhrparkverwaltung.
Fuhrparkmanagement Outsourcing kann sowohl das Budget als auch die Personalressourcen im eigenen Unternehmen entlasten. In vielen kleineren Unternehmen ist der Fuhrparkleiter zudem meist zusätzlich in einem anderen Tätigkeitsbereich angestellt und verfügt auch nicht immer über das entsprechende Know-how, das für eine effiziente und vorschriftsmäßige Einhaltung aller Pflichten im Fuhrpark notwendig ist. Hier bieten spezialisierte Fuhrparkdienstleister oder Full-Service-Leasing-Gesellschaften Abhilfe. Vor allem operative Prozesse wie Schadenmanagement, Reparaturen oder Kostenerfassung eignen sich für eine Auslagerung. Allerdings sollten Sie genau analysieren, ob ein Outsourcing sich für Ihren Fuhrpark eignet.
Vorteile von Outsourcing im Fuhrparkmanagement
Unternehmen, die sich für die Auslagerung von (Teil-)Prozessen im Fuhrparkmanagement entscheiden, können von folgenden Vorteilen profitieren:
- Kostenersparnis bei der Beschaffung, Verwaltung und Verwertung dank Know-how und bessere Einkaufskonditionen des Fuhrpark-Dienstleisters
- Effizienzsteigerung durch Auslagern von Routineaufgaben, die das Fokussieren der Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben ermöglichen.
- Investitionen in Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter oder IT-Systeme können minimiert und die Skalierbarkeit erhöht werden
- Erhöhte Prozessqualität und Rechtsicherheit durch Zugang zum Fachwissen des externen Experten
Nachteile von Outsourcing in der Fuhrparkverwaltung
Neben den Vorteilen gibt es auch Nachteile, die bei der Gesamtbetrachtung des Outsourcings im Fuhrparkmanagement berücksichtigt werden sollten:
- Externe Dienstleister kosten Geld. Die qualitativen Vorteile sollten im besten Fall den finanziellen Aufwand überwiegen. Teilweise werden höhere Kosten auch in Kauf genommen, um das Fuhrparkmanagement nicht intern bearbeiten zu müssen.
- Das Auslagern an einen Dienstleister kann zu einem Verlust an internem Wissen, sowie an Flexibilität und Kontrolle führen.
- Es kann eine Abhängigkeit vom Dienstleister entstehen. Dies ist insbesondere nachteilig, wenn der Dienstleister doch nicht über die erwarteten Qualifikationen verfügt oder andere Probleme aufkommen. Im schlechtesten Fall muss hier aufwendig der Weg zurück in die Eigenverwaltung beschritten werden.
- Datenschutz und andere Sicherheitsaspekte erfordern entsprechende Vertragsgestaltung und Maßnahmen, damit Ihre Unternehmensdaten und Prozesse gut geschützt sind.
Teil-Outsourcing im Fuhrparkmanagement – Praxisbeispiel Technolit
Dass es auch einen Weg zurück gibt, beweist die Technolit GmbH, die nach Erfahrungen im Full-Service-Leasing Ihren Fuhrpark nun wieder verstärkt intern verwaltet. Das Fachmagazin Autoflotte hat in diesem Artikel darüber berichtet. Dabei setzt Technolit auf die Fuhrparkmanagement-Software Fleet+, um die Abrechnungen automatisch einzulesen und detailliert zu analysieren. Die Dienstleister erhalten genaue Vorgaben zur Abrechnung und durch die Standardisierung behält Technolit die Gesamtkosten (TCO) im Blick. Kleinste Abweichungen werden automatisch ausgewiesen. Zu den wichtigsten Funktionen für das interne Team gehören auch die Bearbeitung von Wiedervorlagen, sodass keine Aufgaben verloren gehen.
Worauf sollte beim Auslagern des Fuhrparkmanagements geachtet werden?
Outsourcing im Fuhrpark ist mit Konsequenzen verbunden und sollte daher gut durchdacht sein. Bei der Entscheidung für ein Auslagern des Fuhrparkmanagement – oder für ein Teiloutsourcing bestimmter Fuhrparkbereiche – sollte eine genaue Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden. Dabei müssen die Unternehmensziele und Strategien stets maßgeblich sein: Wie trägt der Fuhrpark zum Unternehmenserfolg bei, welche Risiken gibt es bei einem Auslagern und welche Kompetenzen müssen im Unternehmen sein?
Bei größeren Flotten liegt das Potenzial vor allem in Einsparungen bei den Prozesskosten. In kleineren Fuhrparks fehlt oftmals ein dedizierter Fuhrparkmanager und somit das nötige Know-how. Zudem können hier bessere Einkaufskonditionen durch einen Dienstleister erreicht werden. Die Ausgliederung operativer Aufgaben kann Kostenersparnisse mit sich bringen – die strategische Verantwortung sollte aber in jedem Fall im Unternehmen bleiben, um eine Abhängigkeit vom Lieferanten zu verhindern.
Für eine Gegenüberstellung der Kosten der internen beziehungsweise externen Verwaltung müssen alle bisherigen Kosten erfasst werden. Entsprechende Softwarelösungen, in denen alle erforderlichen Daten zusammenlaufen, können hier bei strategischen Entscheidungen die Grundlage bieten. Eine Dokumentation aller Prozesse im Rahmen des Outsourcings ist in jedem Fall ratsam, da so die Möglichkeit der Integration des Fuhrparkmanagements erhalten bleibt.
Strategische Aufgaben im Fuhrpark
- Ausrichtung des Fuhrparks im Hinblick auf Image, Nachhaltigkeit, Mobilitätsbedarf und Antriebe
- Lieferantenauswahl, Finanzierung
- Festlegung der Car Policies, die Faktoren wie Image, Restwerte und Mitarbeitermotivation abbilden soll
- Finanzierungsformen
- Risikobewertung
Operative Aufgaben im Fuhrpark
- Kostenerfassung, Prüfung und Controlling
- Schadenmanagement, Reparaturen
- Führerscheinkontrollen, Unterweisungen
- Tankkartenmanagement
Fuhrparkdienstleister oder Full-Service-Leasing?
Die Möglichkeiten, das Flottenmanagement auszulagern, sind vielfältig. So gibt es das Full-Service-Leasing, bei dem der Leasinggeber auch den Fuhrpark steuert. Alternativen sind spezialisierte Flottenmanager, die die Verwaltung von Fahrzeugen verschiedener Leasinggesellschaften unter einen Hut bringen sowie Dienstleister, die nur ausgewählte Services übernehmen. Entscheidend ist hier, ob Sie einzelne Aufträge oder das gesamte Fuhrparkmanagement auslagern möchten. Ein Fuhrparkdienstleister kann neutraler sein im Hinblick auf Vertragsanpassungen oder Rückgaben, sie sollten aber darauf achten, dass sie eventuelle Provisionen beim Vertragsabschluss ausschließen.
Softwareunterstützung beim Fuhrpark Outsourcing
Wenn Sie Ihre Unabhängigkeit im Fuhrpark behalten, aber trotzdem von einer Auslagerung der Fuhrparkverwaltung profitieren wollen, bietet die Fuhrparkmanagement Software Fleet+ die geeignete Unterstützung. Automatische Sammelrechnungsimporte mit Plausibilitätscheck, ein umfassendes Reporting und Aktionsmanagement entlasten bei der täglichen Arbeit und lassen Zeit für das strategische Management des Fuhrparks.
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