Firmenwagen spielen in vielen Unternehmen eine zentrale Rolle. Der Bestand an gewerblich genutzten Pkw ist groß. Sie machen insgesamt 11,6 Prozent aller Pkw in Deutschland aus. Dennoch gilt es einige Faktoren zu beachten, besonders im Hinblick auf die Kosten der Firmenwagen für Arbeitgeber. Ob Anschaffungskosten oder Leasingraten, laufende Betriebskosten oder Versicherungskosten – all diese Aspekte sollten bei einem Firmenwagen berücksichtigt werden. In diesem Beitrag klären wir auf welche Firmenwagen-Kosten Arbeitgeber beachten sollten, welche Vor- und Nachteile das klassische Dienstwagenmodell mit sich bringt in welchen Bereichen auch für Arbeitnehmer Kosten entstehen können.
Inhalt
Was ist ein Firmenwagen?
Ein Firmenwagen, auch Dienstwagen genannt, ist ein Fahrzeug, das Unternehmen Arbeitnehmer für betriebliche Zwecke zur Verfügung stellt. Der Firmenwagen kann sowohl für berufliche Aufgaben als auch, je nach Vereinbarung, für private Fahrten genutzt werden. Die genauen Nutzungsbedingungen richten sich nach den jeweiligen Regelungen im Unternehmen und deren Car Policy.
Kosten von Firmenwagen für Arbeitgeber: Leasing vs. Kauf
Beim Leasing eines Firmenwagens fallen monatliche Raten an, während der Kauf eines Fahrzeugs eine hohe Anfangsinvestition erfordert. Beide Modelle wirken sich unterschiedlich auf das langfristige Budget und die finanzielle Planung im Fuhrpark aus.
Leasingraten für Firmenwagen:
Die Leasingkosten variieren je nach Fahrzeugmodell, Laufzeit und Servicepaket. Hierbei gilt es zu beachten, dass hochwertigere Fahrzeuge oder längere Leasingzeiten die monatlichen Raten erhöhen können. Zudem können zusätzliche Serviceleistungen wie Wartung oder Versicherungskosten ebenfalls Einfluss auf den Preis nehmen.
Die Kalkulation der Leasingkosten ist oft zeitraubend und kostenintensiv für den Arbeitgeber. Mit dem Firmenwagen Konfigurator Easy+ vereinfachen Sie diesen Prozess und beschleunigen den gesamten Leasingablauf. Dank der hinterlegten Car Policy und der anschließenden Baubarkeitsprüfung, sind aufwändige Bestellprozesse überflüssig.
Anschaffungskosten beim Firmenwagen:
Der Kauf eines Firmenwagens ist sinnvoll, wenn das Unternehmen das Fahrzeug langfristig nutzen möchte und über ausreichende finanzielle Mittel verfügt. Besonders bei geringer jährlicher Kilometerleistung und langfristiger Nutzung kann der Kauf eines Fahrzeugs wirtschaftlich vorteilhafter sein als das Leasing.
Im Jahr 2024 gab es in Deutschland 5,7 Millionen Pkw mit gewerblichem Halter.
Laufende Betriebskosten eines Firmenwagens
Eine Berechnung der Kosten für einen Firmenwagen ist essenziell für Fuhrparkleiter. Ein zentraler Kostenfaktor bei Dienstwagen sind die laufenden Betriebskosten. Sie setzen sich aus mehreren Posten zusammen:
- Kraftstoff (Benzin, Diesel, Alternative Antriebsmittel)
- Versicherungen
- Kfz-Steuer
- Wartung und Reparaturen (Inspektionen, Verschleißteile)
- Reinigung
- Verwaltungskosten
- Parkgebühren
Die Höhe der laufenden Betriebskosten hängt vom Fahrzeugmodell sowie der Art der Nutzung des Firmenwagens ab. In den meisten Fällen tragen die Arbeitgeber die Kosten für den Dienstwagen. Bei Privatnutzung durch den Arbeitnehmer kann dieser aber auch Zuzahlungen zu den Betriebskosten leisten.
Flottenmanager sollten zusätzlich den Kostenaufwand für Verwaltung nicht unterschätzen. Je größer die Flotte ist, desto höher sind die Kosten für die Fahrzeugverwaltung. Digitales Fuhrparkmanagement mit Hilfe einer Software kann Prozesse optimieren, Zeit einsparen und so Kosten reduzieren.
Digitale Fahrzeugverwaltung mit Fleet+
Mit Fleet+ können Sie Ihre Flotte digital verwalten, für Effizienz und Transparenz im Fuhrpark sorgen und Kosten einsparen.
Versicherungskosten für Firmenwagen
Die Versicherung von Firmenwagen ist ein wichtiger Aspekt der Fuhrparkverwaltung und umfasst mehrere notwendige Policen:
- Eine Kfz-Haftpflichtversicherung ist gesetzlich vorgeschrieben und kommt für Schäden auf, die durch den Firmenwagen an anderen Fahrzeugen oder Personen verursacht werden. Zusätzlich sollte eine gewerbliche Kfz-Versicherung abgeschlossen werden, da diese spezifische Risiken für Unternehmen berücksichtigt.
- Eine Flottenversicherung kann sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen mehrere Fahrzeuge im Einsatz hat. Sie kann kostengünstiger als der Abschluss einzelner Policen sein und ermöglicht eine vereinfachte Verwaltung der Fahrzeuge. Darüber hinaus bietet sie die Möglichkeit, zusätzliche Risiken wie Pannenhilfe oder Fahrerschutz abzudecken.
- Die Kaskoversicherung (Teil- oder Vollkasko) ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird jedoch häufig empfohlen, um Schäden an Firmenfahrzeugen abzusichern, insbesondere bei Fahrzeugen mit hohem Wert oder häufiger Nutzung.
Diese Versicherungskosten werden vom Arbeitgeber übernommen.
Steuern als Kostenfaktor
Auch die steuerlichen Aspekte sollten nicht unterschätzt werden. Oftmals übernimmt der Arbeitgeber sowohl Kfz-Steuer als auch die Umsatzsteuer für den jeweiligen Firmenwagen. Ist eine Privatnutzung für Arbeitnehmer gestattet, müssen diese Privatfahrten und die Fahrten zur Arbeitsstätte zusätzlich in Bezug zum Bruttolistenpreis versteuert werden. Zur Versteuerung des geldwerten Vorteils durch Privatfahrten können Arbeitnehmer entweder die 1-Prozent-Methode oder ein Fahrtenbuch verwenden. Der Betrag des geldwerten Vorteils wird auf Grundlage des Listenpreises des Fahrzeugs ermittelt. Bei geringer Nutzung kann das Fahrtenbuch Vorteile bei der Berechnung des geldwerten Vorteils bieten. Bei hoher privater Nutzung profitieren Arbeitnehmer oft von der 1-Prozent-Regelung.
Werkstattkosten eines Dienstwagens
Firmenwagen verursachen neben den Anschaffungskosten auch regelmäßige Werkstattkosten, die meist vollständig vom Arbeitgeber getragen werden. Die Werkstattkosten eines Firmenwagens setzen sich aus verschiedenen Posten zusammen und können je nach Nutzung stark variieren:
- Regelmäßige Inspektionen: Herstellerpflichtige Wartungen sind z. B. Ölwechsel oder Bremsenprüfung. Elektrofahrzeuge haben oft geringere Wartungskosten, da weniger Verschleißteile vorhanden sind.
- Reparatur von Verschleißteilen: Bremsen, Reifen und Batterien gehören zu den Teilen mit hohem Verschleiß und müssen regelmäßig geprüft und repariert werden.
- TÜV und gesetzliche Prüfungen: Die Hauptuntersuchung (TÜV) ist alle zwei Jahre fällig. Auftretende Mängel können zusätzliche Reparaturen erforderlich machen und zu weiteren Kosten für den Arbeitgeber führen.
- Unfall- und Schadensreparaturen: Kleine Schäden wie Kratzer oder Dellen verursachen oft geringere Kosten. Bei größeren Unfällen können Reparaturen schnell mehrere tausend Euro betragen.
Welche steuerlichen Vorteile bietet ein Firmenwagen für Arbeitgeber?
Firmenwagen können hohe Kosten für den Arbeitgeber verursachen, allerdings können die damit verbundenen Steuern abgesetzt werden. Dies gilt beispielsweise für die Umsatzsteuer, welche beim Kauf eines Firmenwagens geleistet wird. Außerdem sind die Kosten für Versicherungen, Wartung und Betrieb in der Regel vollständig absetzbar.
Die Kfz-Steuer zählt zu den Betriebsausgaben eines Unternehmens, wenn das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört und überwiegend für betriebliche Zwecke genutzt wird. Bei Firmenwagen mit privater Nutzung ist nur der betriebliche Anteil der Steuer absetzbar. Die gezahlte Kfz-Steuer kann in der Buchhaltung erfasst und steuerlich geltend gemacht werden, was den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens verringert und somit die Steuerlast senkt.
Zudem profitieren Unternehmen bei der Nutzung von neu zugelassenen Elektrofahrzeugen von einer zehnjährigen Befreiung von der Kfz-Steuer. Diese Regelung, die für Erstzulassungen bis zum 31. Dezember 2030 gilt, kann Unternehmen finanzielle Vorteile bieten und den Einsatz von Elektro-Dienstwagen im Fuhrpark wirtschaftlich interessant machen. Darüber hinaus können sie durch die Dienstwagen Versteuerung des geldwerten Vorteils das Bruttogehalt der Arbeitnehmer reduzieren. Damit stellen Firmenwagen sowohl eine praktische Lösung als auch eine wirtschaftlich attraktive Option dar.
Firmenwagen Arbeitgeber: Vor- und Nachteile
Die Entscheidung für oder gegen Firmenwagen hängt stark von den individuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen eines Unternehmens ab. Firmenwagen bieten vor allem Mitarbeitern zahlreiche Benefits. Aber auch Arbeitgeber können vom Firmenwagen profitieren. Welche Vorteile das sind und welche Nachteile damit einhergehen können, zeigen wir Ihnen hier im Überblick:
Vorteile von Firmenwagen
- Steuerliche Vorteile: Betriebskosten wie Wartung, Versicherung und Treibstoff sind in der Regel steuerlich absetzbar. Bei Neufahrzeugen kann zudem die Umsatzsteuer erstattet werden.
- Bindung und Motivation: Firmenwagen werden von Mitarbeitenden geschätzt und können die Loyalität sowie die Zufriedenheit stärken.
- Flexibilität durch Leasing: Beim Leasing bleibt das Restwertrisiko bei der Leasinggesellschaft, was finanzielle Planungssicherheit bietet.
- Effizienz bei dienstlichen Fahrten: Firmenwagen sind besonders für den Außendienst oder häufige Kundenbesuche wirtschaftlich sinnvoll.
Nachteile von Firmenwagen
- Hohe Kosten: Neben Anschaffung oder Leasing entstehen laufende Kosten wie Versicherung und Verwaltung. Diese machen Firmenwagen zu einer kostenintensiven Lösung.
- Verwaltungsaufwand: Die Koordination und Instandhaltung von Firmenfahrzeugen erfordern zusätzlichen organisatorischen Aufwand. Dieser kann jedoch deutlich vereinfacht werden, indem eine Fuhrparkmanagement-Software eingesetzt wird, die eine effiziente Verwaltung und Wartung der Fahrzeuge ermöglicht.
- Sinnhaftigkeit: Nicht alle Mitarbeitenden benötigen einen Dienstwagen. In vielen Fällen können Alternativen wie Poolfahrzeuge oder Mobilitätsbudgets kosteneffizienter sein.
Firmenwagen: Kosten einsparen
Die hohen Kosten von Dienstwagen können den Fuhrpark stark belasten. Um diesen Betrag zu senken, können Arbeitgeber verschiedenen Maßnahmen ergreifen:
- Car Policy festlegen: Klare Richtlinien zur Fahrzeugwahl für Arbeitnehmer, etwa eine Begrenzung auf kosteneffiziente Modelle mit niedrigem Verbrauch, schaffen nicht nur Transparenz, sie helfen auch hohe Ausgaben zu vermeiden.
- Elektro- und Hybridfahrzeuge nutzen: Staatliche Förderungen und steuerliche Vorteile machen alternative Antriebe oft günstiger als herkömmliche Benzin- oder Dieselfahrzeuge. Zusätzlich bieten sie Vorteile für die Nachhaltigkeit und können das Image des Unternehmens verbessern.
- Leasing statt Kauf: Leasingverträge bieten flexible Laufzeiten und geringere Fixkosten, sodass Unternehmen finanziell flexibler bleiben.
- Carsharing im Unternehmen: Unternehmen können statt dem klassischen Firmenwagenmodell auf Corporate Carsharing setzten. Hier können Arbeitnehmer je nach Bedarf auf einen Fahrzeugpool zugreifen. So wird die Effizienz im Fuhrpark erhöht und Standzeiten können minimiert werden.
- Fuhrparkmanagement-Software einsetzen: Digitale Tools helfen, die Nutzung der Firmenwagen effizient zu verwalten, Wartungsintervalle zu planen, Kosten zu überwachen und Fahrverhalten zu analysieren.
Durch diese Strategien lassen sich die Firmenwagen-Kosten spürbar reduzieren, ohne auf Mobilität zu verzichten.
Fazit: Kosten von Firmenwagen für Arbeitgeber
- Firmenwagen verursachen neben Anschaffung oder Leasing auch laufende Kosten für Betrieb, Versicherung und Verwaltung. Fuhrparkleiter sollten diese Kosten bei der Fahrzeugverwaltung im Blick behalten.
- Viele Ausgaben wie Wartung, Versicherung und Kfz-Steuer sind steuerlich absetzbar, zudem gibt es steuerliche Vorteile für Elektrofahrzeuge. Bei der Privatnutzung müssen Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil versteuern.
- Strategien und Tools wie die Nutzung von Fuhrparkmanagement-Software helfen den Fuhrpark effizienter zu gestalten und Ausgaben zu reduzieren.
Verwalten Sie Firmenwagen mit unserer Fuhrparksoftware Fleet+
FAQ – Kosten für Firmenwagen
Trotz hoher Kosten kann sich ein Firmenwagen für Arbeitgeber lohnen, da er als attraktives Zusatzgehalt dient und steuerliche Vorteile bietet, wie die Absetzbarkeit von Betriebskosten und die Erstattung der Umsatzsteuer bei Neufahrzeugen. Außerdem stärkt er die Mitarbeiterbindung und -motivation. Leasing bietet finanzielle Planungssicherheit, da das Restwertrisiko bei der Leasinggesellschaft bleibt.
Die Kosten für einen Firmenwagen für den Arbeitgeber setzen sich aus den Anschaffungskosten und den laufenden Betriebskosten zusammen. Letztere variieren je nach Fahrzeugtyp, Finanzierungsmodell und der Nutzung des Fahrzeugs. Daher können die Ausgaben je nach Umständen unterschiedlich hoch ausfallen.
Der Kauf eines Firmenwagens lohnt sich, wenn das Fahrzeug über einen längeren Zeitraum genutzt werden soll und das Unternehmen über ausreichende finanzielle Mittel verfügt. Besonders vorteilhaft ist der Kauf bei geringer jährlicher Kilometerleistung.
Die Versicherungskosten für einen Firmenwagen werden in der Regel vom Arbeitgeber übernommen, da das Fahrzeug dem Unternehmen gehört und für betriebliche Zwecke genutzt wird.
Weitere nützliche Artikel zum Thema Firmenwagen
Car Policy: Bedeutung und Vorteile einer Dienstwagenordnung im Fuhrpark
E-Mobilität im Unternehmen: 5 wichtige Punkte der Fuhrparkanalyse
Schlüsselverwaltung im Fuhrpark: Schlüssel digital verwalten
Fuhrparkmanagement: Wie Sie Ihren Fuhrpark erfolgreich verwalten
Halterhaftung im Fuhrpark: Diese Pflichten gelten für Fuhrparkmanager
