Der Einsatz von Poolfahrzeugen bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihren Fuhrpark effizient und möglichst kostenniedrig zu gestalten. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Eine flexiblere Unternehmensmobilität, die es mehr Fahrern ermöglicht, Dienstfahrzeuge zu nutzen sowie eine effizientere und somit auch kostengünstigere Auslastung der Fahrzeugflotte. Doch wie gelingt es, Poolfahrzeuge bestmöglich zu verwalten? In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, worauf es bei der Organisation ankommt und wie Ihnen eine Poolfahrzeug Software behilflich sein kann.
Was ist eine Poolfahrzeug Software?
Eine Poolfahrzeug Software erleichtert die Verwaltung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark. Das Tool bietet eine Übersicht über jedes Poolfahrzeug, Buchungen und Verfügbarkeiten. Darüber hinaus kann sie auch die Buchhaltung und Abrechnung vereinfachen.
Die Vorteile einer Poolfahrzeug Software
Viele Flottenverantwortliche setzen bei der Verwaltung ihres Fahrzeugpools auf die Kalender-Funktion des E-Mail-Providers. Das scheint auf den ersten Blick zwar übersichtlich, aber reicht für eine tiefergehende Analyse zur Effizienzauslastung nicht aus. Denn bereits ab einer Handvoll Poolfahrzeugen wird es unübersichtlich. Welcher Dienstwagen wird besonders häufig genutzt, gibt es einen Engpass in Peak-Zeiten, also Zeitfenster mit einer erhöhten Nachfrage oder Zeiten des Leerlaufs? Eine intelligente, digitale Carsharing-Software erleichtert nicht nur die Buchung der Fahrzeuge, sondern kann auch zuverlässig Kostenausreißer aufdecken und Einsparpotenziale aufzeigen.
Einfache Buchung und Fahrerkommunikation
Fahrer können die Fahrzeuge selbstständig buchen. Dies geht über eine Smartphone-App oder eine Web-Anwendung. Die anschließende Kommunikation übernimmt die Carsharing Software. Die Fahrer erhalten eine Buchungsbestätigung und werden bei Verspätungen, Umbuchungen oder Stornierungen automatisch per E-Mail benachrichtigt. In einem Buchungskalender werden alle Buchungen und Verfügbarkeiten übersichtlich angezeigt.
Mithilfe eines Rückgabedialogs können Fahrer Verschmutzungen, Mängel oder Schäden dokumentieren, damit diese intern weiter bearbeitet werden können.
Fahrzeugdisposition
Eine Poolfahrzeug Software weist bei jeder Buchung ein passendes Fahrzeug zu. Dabei werden beispielsweise die Reichweiten von E-Fahrzeugen oder die Leasingkilometer berücksichtigt.
Effizienzsteigerung
Mit einer softwarebasierten Poolfahrzeugverwaltung lassen sich viele wiederkehrende Prozesse automatisieren, wie beispielsweise die Buchung von Fahrzeugen, der Zugang zu den Dienstwagen und die Überwachung von Wartungsarbeiten. Dies minimiert das Risiko menschlicher Fehler und minimiert die Aufwände für Fuhrparkverantwortliche. Eine Carsharing Software optimiert den Einsatz von Dienstwagen durch eine effektive Planung und Überwachung. Durch sie wird sichergestellt, dass immer die passenden Fahrzeuge den Fahrten zugewiesen und Doppelbuchungen verhindert werden.
Überwachung und Nachverfolgbarkeit
Mit einer softwarebasierten Lösung für die Poolfahrzeugverwaltung bietet eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit für das Fuhrparkmanagement. Alle Informationen zu den Fahrten und deren Nutzung sind zentral gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Dies erleichtert es, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Verwaltung der Poolfahrzeuge zu vereinfachen.
Mit einer Software können Sie alle wichtigen Daten und Kennzahlen überwachen, jederzeit berichten und entsprechende Maßnahmen zur Optimierung ergreifen. Dies umfasst beispielsweise die Auslastung der Fahrzeuge in der gesamten Flotte, die Anzahl der gefahrenen Kilometer und die Kosten pro Fahrzeug. Diese Informationen sind für die optimale Verwaltung von Fahrzeugflotten unerlässlich. Sie geben z.B. Aufschluss darüber, ob die Zahl der Fahrzeuge noch weiter reduziert, zusätzliche Fahrzeuge angeschafft oder alternative Mobilitätsangebote integriert werden sollten.
Einhaltung der Halterhaftungspflichten
Auch bei Poolfahrzeugen müssen Fuhrparkmanager den gesetzlich vorgeschriebenen Halterhaftungspflichten nachkommen. Dazu zählt die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine und die Fahrerunterweisung nach UVV. Eine Poolfahrzeug Software erleichtert diese Aufgaben, in dem vor jedem Fahrtantritt ein Abgleich gültiger Kontrollen und Prüfungen erfolgt.
So funktioniert die Poolfahrzeugverwaltung mit einer Software
Eine Poolfahrzeug Software wie CaranoCloud von Carano vereinfacht alle Abläufe rund um die Verwaltung von Poolfahrzeugen. Neben der einfachen Buchung der Fahrzeuge unterstützt eine Software Fuhrparkverantwortliche bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und erleichtert die Rückgabeprozesse der Fahrzeuge.
- Buchung eines Fahrzeuges: Um ein Poolfahrzeug zu nutzen, bucht der Mitarbeiter es über die Software. Er wählt das gewünschte Datum und die Uhrzeit für den Beginn der Nutzung sowie die voraussichtliche Dauer der Buchung. Die Software weist automatisch für jede Fahrt – unter Berücksichtigung der Leasingkilometer und der Reichweite bei E-Fahrzeugen – ein passendes Fahrzeug zu. Anschließend erhält der Fahrer eine Buchungsbestätigung per E-Mail. Kommt es zu einer Verspätung oder Umbuchung, erhält er ebenfalls eine Benachrichtigung.
- Fahrzeugzugang: Nach erfolgreicher Buchung erhält der Mitarbeiter Zugang zum Fahrzeug. Dies kann zum einen über eine Schlüsselbox erfolgen. Diese wird im Fahrzeug platziert und erhält das Signal zum Öffnen und Schließen via Bluetooth. Alternativ kann auch ein Schlüsselkasten installiert werden.
- Halterhaftung: Vor jedem Fahrtantritt kann ein Abgleich gültiger Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen erfolgen.
- Rückgabe: Nach Beendigung der Fahrt stellt der Mitarbeiter das Fahrzeug am vereinbarten Ort ab und beendet die Buchung über die Software. Eventuelle Schäden oder Mängel am Fahrzeug können mithilfe eines Rückgabedialogs dokumentiert und zur internen Bearbeitung weitergegeben werden.
- Auswertungen und Berichte: Eine Software bietet verschiedene Berichtsfunktionen bieten, um die Nutzung der Poolfahrzeuge zu analysieren und die Auslastung weiter optimieren.
Warum sollte ein Unternehmen eine Poolfahrzeug Software einsetzen?
Unternehmen sollten auf eine Softwarelösung setzen, um die Effizienz und Übersicht in der Administration ihrer Poolfahrzeuge zu verbessern. Die Software bietet eine einfache und effektive Möglichkeit, alle Fahrzeuge, Buchungen und Fahrten zu überwachen und zu verwalten. Zudem liefert sie nützliche Auswertungen, die Aufschluss darüber geben, wie gut die Fahrzeuge ausgelastet sind und wo es Optimierungspotential gibt.
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