Das Teilen von Fahrzeugen gewinnt immer mehr an Bedeutung im Fuhrpark, denn es bietet die Möglichkeit, die Flotte effizienter auszulasten und so die Kosten zu senken. Auch wenn der klassische personenbezogene Dienstwagen nach wie vor beliebt ist, liebäugeln mehr und mehr Unternehmen mit dem Konzept von Poolfahrzeugen. In diesem Beitrag betrachten wir die Poolfahrzeugverwaltung näher, erklären worin die Unterschiede zum Dienstwagen liegen und wie eine Carsharing Software die Organisation und Buchung von Poolfahrzeugen vereinfacht.
Inhalt
- Was ist ein Poolfahrzeug?
- Poolfahrzeug vs. Dienstwagen: Die Unterschiede
- Die Vorteile von Poolfahrzeugen im Fuhrpark
- Darauf kommt es bei der Poolfahrzeugverwaltung an
- Softwarebasierte Poolfahrzeugverwaltung: Die Vorteile einer Carsharing Software
- Fragestellungen für eine effiziente Poolfahrzeugverwaltung
- Versteuerung von Poolfahrzeugen
- Vereinbarung für Poolfahrzeuge: Car Policy im Carsharing-Fuhrpark
- Das gilt es bei der Halterhaftung im Carsharing-Fuhrpark zu beachten
- Fahrzeugzugang: Digitales Schlüsselmanagement
Was ist ein Poolfahrzeug?
Ein Poolfahrzeug ist ein Fahrzeug, das mehrere Personen gemeinsam nutzen. Eine Flotte kann sowohl vollständig als auch nur teilweise aus Poolfahrzeugen bestehen. Wer die Carsharing-Fahrzeuge nutzen darf und darauf Zugriff hat, sollte in einer Poolfahrzeug-Vereinbarung klar geregelt werden. Denn bei den Nutzungsrechten kann es auch Ausnahmen geben.
Im direkten Vergleich mit einem herkömmlichen Dienstwagen, den nur ein Fahrer nutzt, sind Poolfahrzeuge häufiger für dienstliche Fahrten im Einsatz und somit stärker ausgelastet. Das ist gut und auch gewollt, denn das bedeutet, dass es durch Poolfahrzeuge deutlich geringere Standzeiten gibt. Sie können die Flotte dank Carsharing optimaler ausgelasten und wirtschaftlicher nutzen. Damit sich ein Poolfahrzeug rechnet, reichen bereits wenige Fahrzeuge aus. Denn je höher die Nutzung der Firnenfahrzege, umso höher auch die Effizienz der Flotte bzw. des Fuhrparks.
Poolfahrzeug vs. Dienstwagen: Unterschiede und Gemeinsamkeiten
Poolfahrzeuge unterscheiden sich von Dienstwagen vor allem in der Nutzungsberechtigung und der Verfügbarkeit. Während ein Dienstwagen einem festen Mitarbeiter zugeordnet ist und in der Regel auch nur von diesem genutzt werden darf, steht ein Poolfahrzeug mehreren Mitarbeitern zur Verfügung. Das bedeutet auch, dass Mitarbeiter ein Carsharing-Fahrzeug vorab reservieren müssen, wohingegen dies bei einem Dienstwagen nicht erforderlich ist.
Für beide Fahrzeuge gilt: Der Fuhrparkmanager muss den gesetzliche vorgeschriebenen Halterhaftungspflichten nachkommen und regelmäßig die Führerscheine der Fahrer kontrollieren. Auch bei der Fahrerunterweisung nach UVV unterscheidet man nicht zwischen Poolfahrzeugen und Dienstwagen. Sie ist für alle Pflicht, die Firmenfahrzeuge nutzen. Ist die private Nutzung erlaubt, muss Arbeitnehmer den geldwerte Vorteil über die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch versteuern.
Entscheiden müssen sich Fuhrparkverantwortliche zwischen dem klassischen Dienstwagen-Modell und einem Carsharing-Konzept jedoch nicht. Beide Mobilitätslösungen lassen sich miteinander kombinieren, um die individuellen Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter zu erfüllen.
Dienstwagen
- Einer Person fest zugewiesen
- Keine vorherige Buchung erforderlich
- Incentive für eine Person
- Oftmals hohe Standzeiten
Poolfahrzeug
- Gemeinschaftliche Nutzung von mehreren Mitarbeitern
- Vorherige Buchung erforderlich
- Flexible Mobilität für alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter
- Höhere Auslastung durch gemeinschaftliche Nutzung
Die Vorteile von Poolfahrzeugen im Fuhrpark
Die Gründe für die Nutzung von Poolfahrzeugen in der Flotte sind vielfältig: Ausgaben senken, mehr Nachhaltigkeit, aber auch mehr Inklusion, damit möglichst viele Mitarbeiterende Zugang zu Poolfahrzeugen erhalten.
Kosten in der Flotte senken
Einer der wichtigsten Vorteile von Poolfahrzeugen ist die Senkung von Kosten. Indem Mitarbeiter die Fahrzeuge im Fuhrpark teilen, erhöht sich deren Auslastung. Denn anstatt jedem Fahrer ein individuelles Fahrzeug zuzuweisen, nutzen mehrere Mitarbeiter ein Poolfahrzeug gemeinsam. Dadurch können Sie die Anzahl der benötigten Fahrzeuge minimieren und die Ausgaben für Anschaffung, Wartung und Reparaturen senken.
Durchschnittlich lassen sich so durch Poolfahrzeuge die Kosten im Fuhrpark um bis zu 30 Prozent senken. Denn es gilt: Weniger Fahrzeuge mit hoher Auslastung sind wirtschaftlich sinnvoller als viele Fahrzeuge mit geringer Auslastung.
Optimale Auslastung der Fahrzeuge steigert die Effizienz
In vielen Fuhrparks stehen Dienstwagen oft ungenutzt herum. Indem mehrere Mitarbeiter aber dasselbe Fahrzeug nutzen, können Sie die Leerlauf- bzw. Standzeiten reduzieren. Dies resultiert in einer höheren Effizienz in der Flotte. Kommt eine Carsharing-Software zum Einsatz können Sie die Auslastung der Fahrzeuge noch weiter optimieren.
Poolfahrzeuge tragen zu mehr Nachhaltigkeit bei
Poolfahrzeuge machen nicht nur ökonomisch Sinn, sondern auch aus ökologischer Hinsicht. Die Produktion neuer Fahrzeuge ist sehr ressourcenintensiv. Durch die gemeinsame Nutzung von Fahrzeugen reduziert sich die Anzahl der benötigten Fahrzeuge und vorhandene Ressourcen werden optimaler genutzt. Hinzu kommt, dass sie Elektroautos besonders gut für ein Carsharing-Konzept eignen. Wer emissionsfreie Fahrzeuge integriert, kann den CO2-Ausstoß noch weiter senken.
Positives Firmenimage und höhere Arbeitgeberattraktivität
Nachhaltigkeit und umweltbewusstes Handeln spielt bei Arbeitnehmern, Kunden und Geschäftspartnern eine immer wichtigere Rolle. Unternehmen, die durch nachhaltigere Mobilitätskonzepte wie Carsharing zeigen, dass sie zukunftsorientiert agieren, werten Ihre Firmenimage positiv auf. Dies steigert auch die Attraktivität als Arbeitgeber, denn der eigene Dienstwagen verliert als Incentive an Strahlkraft. Immer mehr Arbeitnehmer bevorzugen stattdessen ganzheitliche Mobilitätsangebote, die mehr Flexibilität bieten.
Poolfahrzeuge für die Interimsmobilität
Laut dem DAT Barometer 2024 greifen 86 % der befragten Fuhrparkverantwortlichen auf Poolfahrzeuge zurück, um den Mobilitätsbedarf im Fuhrpark kurzfristig zu decken. Sind Fahrzeuge beispielsweise in der Werkstatt oder verzögert sich die Lieferung eines Neuwagens, bieten Poolfahrzeuge eine flexible Alternative.
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Darauf kommt es bei der Poolfahrzeugverwaltung an
Das Teilen von Fahrzeugen im Fuhrpark ist mit etlichen wirtschaftlichen Vorteilen verbunden. Voraussetzung sind die richtigen Maßnahmen, um Poolfahrzeuge in der Flotte möglichst effizient und kosteneffektiv zu gestalten. Auf die folgenden Punkte gilt es zu achten, wenn Sie Poolfahrzeuge verwalten:
Effiziente Buchungs- und Verwaltungssysteme
Eines der wichtigsten Instrumente zur optimalen Verwaltung eines Fahrzeugpools im Fuhrpark ist ein effizientes Buchungs- und Verwaltungssystem. Dieses System sollte einfach zu bedienen sein, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das Fahrzeug schnell und einfach eigenständig buchen können. Außerdem sollte das System eine Übersicht über den Status des Fahrzeugs bereitstellen, einschließlich der Verfügbarkeit, des Kilometerstands und der Wartungsbedürfnisse.
Automatisierte Benachrichtigungen
Ein weiteres wichtiges Merkmal einer effizienten Poolfahrzeugverwaltung sind automatisierte Benachrichtigungen. Diese informieren Mitarbeiter und Verantwortliche darüber, wann ein Poolfahrzeug für Fahrten gebucht und wann es zurückgegeben wurde. Außerdem informieren Sie über Verspätungen und Stornierungen von Fahrten. Dies sorgt für Transparenz und verhindert Doppelbuchungen.
Regelmäßige Wartung und Instandhaltung
Die regelmäßige Wartung und Instandhaltung der Fahrzeuge ist ebenfalls wichtig, damit alle Poolfahrzeuge in einwandfreiem Zustand bleiben. Hierbei sollten Sie sicherstellen, alle wichtigen Wartungsarbeiten am Poolfahrzeug durchführen zu lassen, wie beispielsweise Ölwechsel, Bremsprüfungen und Kontrollen des Reifendrucks. Auch die Reinigung und Auffüllung von Treibstoff und Kühlmittel sollte regelmäßig erfolgen. Ein gut organisiertes Wartungssystem kann dafür sorgen, dass Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Das minimiert letztendlich Kosten und Ausfallzeiten.
Verlässliches Reichweitenmanagement
Die Sicherstellung fahrbereiter E-Fahrzeuge ist ein besonders kritischer Punkt. Schließlich möchte jedes Unternehmen gewährleisten, dass die verfügbaren Elektro-Fahrzeuge im Fuhrpark ausreichend geladen und für Fahrer nutzbar sind. Ein effizientes Reichweitenmanagement ist ohne eine intelligente Softwarelösung nur schwer möglich.
Einige Unternehmen versuchen, ihre Fahrzeuge den Mitarbeitern nur für ein bestimmtes Zeitfenster zur Verfügung zu stellen. So möchten Sie gewährleisten, dass die Fahrzeuge außerhalb des Zeitfensters für die nächsten Fahrten aufgeladen werden können. Dies ist eine mögliche Option, die jedoch das Potenzial von Corporate Carsharing auf Dauer limitiert.
Schlüsselübergaben
Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Schlüsselübergabe an den Fahrer. Dabei gilt es zu bestimmen, wie Mitarbeiter an den Fahrzeugschlüssel für das Poolfahrzeug gelangen und zu welcher Zeit sie die Schlüssel entnehmen dürfen. Manuelle Schlüsselübergaben gehen oft mit einer zeitaufwändige Terminkoordination einher. Bei der digitalen Schlüsselverwaltung helfen Tools wie Schlüsselbox, die im Fahrzeug platziert wird und das Öffnungssignal via Bluetooth erhält. Fahrer benötigen dann lediglich ein Smartphone, um das Auto zu öffnen.
Regelmäßige Überprüfung und Optimierung
Es ist wichtig, die Verwaltung von Poolfahrzeugen regelmäßig zu kontrollieren und zu optimieren. Hierbei sollten Sie beispielsweise überprüfen, ob es sinnvoll ist, weitere Fahrzeuge hinzuzufügen oder ältere Modelle zu ersetzen. Überprüfen Sie auch die Auslastung der Fahrzeuge regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie sie effizient für Fahrten nutzen.
Softwarebasierte Poolfahrzeugverwaltung: Die Vorteile einer Carsharing Software
Mit einer Poolfahrzeug Software können Sie Ihre Poolfahrzeuge transparent verwalten und haben die Gewissheit, Ihre Poolfahrzeuge effizient und ressourcenschonend auszulasten. Dank eines übersichtlichen Buchungskalenders sehen Mitarbeiter auf einen Blick, welche Fahrzeuge frei verfügbar sind und können dementsprechend schnell und unkompliziert buchen.
Bei Verspätungen, Umbuchungen oder Stornierungen eines Fahrzeugs informiert die Software Mitarbeiter per E-Mail und das System veranlasst automatisch eine Umbuchung auf ein anderes verfügbares Fahrzeug. Zudem generiert eine Software Auswertungen, die dabei helfen, die Auslastung der Fahrzeuge weiter zu optimieren und strategische Entscheidungen zu treffen.
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Fragestellungen für eine effiziente Poolfahrzeugverwaltung
Dank einer sorgfältigen Planung und gut durchdachen Implementierung können Poolfahrzeuge eine kosteneffiziente, flexible und nachhaltige Mobilitätslösung für das Unternehmen darstellen. Fuhrparkverantwortliche sollten sich daher folgende Fragen stellen:
- Welche Fahrzeuge im Fuhrpark eignen sich als Poolfahrzeuge?
- Wie viele Poolfahrzeuge sind notwendig?
- Wie soll die Buchung und Organisation der Fahrzeuge erfolgen?
- Wie wird das Schlüsselmanagement bzw. der Fahrzeugzugang organisiert?
- Wie erfolgt die Pflege und Reinigung der Poolfahrzeuge?
- Welche Maßnahmen sind nötig, um Schäden, Diebstahl oder Vandalismus zu verhindern oder angemessen zu reagieren?
- Wie ist die Privatnutzung der Poolfahrzeuge geregelt?
- Wie messen Sie Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Carsharing-Konzept? Wie wird das Feedback gesammelt und ausgewertet, um das Konzept zu optimieren und den Bedürfnissen der Mitarbeiter besser gerecht zu werden?
- Wie können Poolfahrzeuge in die ganzheitliche Mobilitätsstrategie des Unternehmens integriert und mit anderen Mobilitätslösungen wie z.B. dem öffentlichen Nahverkehr, Dienstwagen oder E-Bikes kombiniert werden?
Versteuerung von Poolfahrzeugen
Ist die Privatnutzung der Carsharing-Fahrzeuge erlaubt, müssen Fahrer den daraus entstehenden geldwerten Vorteil versteuern. Hier gibt es keine Unterschiede zu einem herkömmlichen Dienstwagen. Für die Versteuerung können Arbeitnehmer zwei Abrechnungsmethoden nutzen: Die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch.
1-Prozent-Regelung
Bei der 1-Prozent-Methode wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges als geldwerter Vorteil angesetzt. Im Gegensatz zum personengebundenen Dienstwagen, wird Anteil des geldwerten Vorteils auf alle Fahrzeugnutzer aufgeteilt. Hinzu kommt noch die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer (einfache Strecke). Der so ermittelte Betrag wird als geldwerter Vorteil auf das zu versteuernde Einkommen hinzugerechnet. Die 1-%-Regelung rentiert sich vor allem für Arbeitnehmer, die viele private Strecken mit dem Carsharing-Fahrzeug zurücklegen.
Fahrtenbuch
Alternativ können Fahrer den geldwerten Vorteil auch mittels eines Fahrtenbuchs ermitteln und versteuern. In einem Fahrtenbuch werden sämtliche betriebliche und private Fahrten dokumentiert. Die steuerliche Belastung orientiert sich dann an den privat gefahrenen Kilometern und den daraus resultierenden Kosten. Wer nur wenige private Kilometer mit einem Carsharing-Fahrzeug fährt, für den lohnt sich eher die Versteuerung mit einem Fahrtenbuch.
Vereinbarung für Poolfahrzeuge: Car Policy im Carsharing-Fuhrpark
Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen, sollten unbedingt eine schriftliche Poolfahrzeug-Vereinbarung aufsetzen. Darin legen Sie alle Pflichten und Rechte rund um die Nutzung der Carsharing-Fahrzeuge fest, so wie es üblicherweise für personengebundene Dienstwagen in einer Car Policy definiert wird.
Dies sind einige wichtige Punkte, die in einer solchen Vereinbarung enthalten sein sollten:
- Definition des Poolfahrzeugs und Nutzungsberechtigte: Definieren Sie, welche Pkw als Poolfahrzeuge gelten und welche Mitarbeiter berechtigt sind, diese zu benutzen. Es sollte auch klar geregelt sein, unter welchen Voraussetzungen die Nutzung gestattet ist (z. B. Kundentermine, Dienstreisen).
- Privatnutzung: Die Vereinbarung sollte außerdem vorgeben, ob die Pkw auch für private Zwecke von den Arbeitnehmern genutzt werden dürfen. Ist das nicht der Fall, und das Fahrzeug darf nur für betrieblich Fahrten genutzt werden, muss dies ausdrücklich erwähnt werden.
- Rechte und Pflichten bei der Nutzung: Wie ist der Umgang mit den Fahrzeugen geregelt? Dazu zählt z.B. die Reinigung der Autos nach dem Fahrtende.
- Haftung und Versicherung: Legen Sie fest, wer für Schäden am Poolfahrzeug haftet und wie die Versicherungsdeckung geregelt ist. Auch die Verantwortlichkeiten im Falle von Unfällen sollten klar definiert werden.
- Tankregelung: Wie soll die Tankfüllung gehandhabt werden? Müssen die Fahrzeuge vollgetankt zurückgegeben werden? Und werden die Ausgaben für den Treibstoff verrechnet?
- Verstöße und Sanktionen: Wenn zu Verstößen gegen die Vereinbarung kommt, beispielsweise bei nicht genehmigter Nutzung oder unsachgemäßer Fahrzeugbehandlung, sollte die Vereinbarung auch entsprechende Sanktionen umfassen. Dazu zählt beispielsweise eine Abmahnung oder Schadensersatzforderungen.
Das gilt es bei der Halterhaftung im Carsharing-Fuhrpark zu beachten
Ob Dienstwagen oder Poolfahrzeug, wer seinen Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung stellt, muss auch für deren Sicherheit sorgen. Daher sind regelmäßige Kontrolle der Führerscheine und die UVV-Fahrerunterweisung gesetzlich vorgeschrieben. Sie gehören zu den Halterhaftungspflichten, denen jeder Fuhrparkmanager nachkommen muss. Dadurch soll das Unfallrisiko für Mitarbeiter minimiert und die Sicherheit im Fuhrpark erhöht werden.
Wer die Pflichten nur unzureichend oder gar nicht erfüllt, muss mit empfindlichen Strafen rechnen. Digitale Lösungen erleichtern nicht nur die Durchführung, sondern dokumentieren alle Ergebnisse auch lückenlos und nachvollziehbar.
Führerscheinkontrolle
Sie sollten die Führerscheine der Fahrer halbjährlich auf Ihre Gültigkeit überprüfen. Die Kontrolle kann als elektronische Führerscheinkontrolle mithilfe einer Smartphone-App auch bequem von unterwegs durch die Fahrer selbst erfolgen.
UVV-Fahrerunterweisung
Alle Fahrer müssen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit Firmenfahrzeugen und im Verhalten bei Unfällen geschult werden. Als E-Learning-Kurs können Fahrer die Fahrerunterweisung zeit- und ortsunabhängig absolvieren.
Fahrzeugzugang: Digitales Schlüsselmanagement
Auch der Fahrzeugzugang ist ein wichtiger Aspekt der Poolfahrzeugverwaltung. Manuelle Schlüsselübergaben im Büro sind meist mit einer aufwändigen Terminorganisation verbunden und vor allem in Zeiten von Homeoffice und Remote Work für viele Unternehmen nicht immer praktikabel. Mit Hilfe praktischer Tools lässt sich die Schlüsselverwaltung elektronisch organisieren. Dazu gehören der Schlüsselschrank und die Schlüsselbox:
Schlüsselschrank
Nach der Buchung des Fahrzeuges kann der Fahrer den Schlüsselschrank mittels PIN oder einem RFID-Chip (z. B. am Firmenausweis) öffnen und den passenden Schlüssel entnehmen. Dieser ist durch ein Lichtsignal markiert und dadurch gut erkennbar. Die anderen Schlüssel bleiben verriegelt und können nicht entnommen werden.
Schlüsselbox
Die Schlüsselbox ist portabel und wird im Fahrzeug platziert. Das Signal zum Öffnen und Schließen des Fahrzeuges empfängt sie via Bluetooth, und der Fahrer benötigt lediglich eine Smartphone-App zur Bedienung. Die Box ist herstellunabhängig und sofort einsatzbereit, da ein Umrüsten des Pkw nicht notwendig ist. Ein Anbieter für Schlüsselboxen ist zum Beispiel das Unternehmen flinkey.
FAQ – Poolfahrzeugverwaltung
Unternehmen mit Mitarbeitern, die die Poolfahrzeuge nur unregelmäßig nutzen oder nur wenige Kundentermine haben, können besonders von Carsharing profitieren. Und auch Fuhrparks, in denen Fahrer viele Kurzstrecken zurückgelegen, eignen sich für ein Carsharing-Konzept.
Welche Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff auf die Poolfahrzeuge haben und diese nutzen dürfen, sollte in einer Car Policy festgelegt werden.
Ob die private Nutzung der Carsharing-Fahrzeuge erlaubt ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Beide Szenarien sollten in einer entsprechenden Poolfahrzeugvereinbarung klar geregelt werden, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen.
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