Mit Poolfahrzeugen können Unternehmen die Mobilität der Mitarbeitenden flexibel gestalten und die Auslastung der Dienstwagen erhöhen. Doch die Verwaltung dieser Fahrzeuge, insbesondere in Bezug auf die Schlüsselverwaltung, stellt oft eine Herausforderung dar. Hier können digitale Lösungen die Prozesse deutlich vereinfachen und den Aufwand erheblich reduzieren. In diesem Beitrag zeigen wir die verschiedenen Arten der digitalen Schlüsselverwaltung und wie diese Sie beim Verwalten Ihrer Carsharing-Flotte unterstützen können.
Was bedeutet Schlüsselverwaltung im Fuhrpark?
Die Schlüsselverwaltung im Fuhrpark umfasst alle Prozesse zur Organisation, Schlüsselausgabe und Rückgabe. Sie stellt sicher, dass die Fahrzeuge für Fahrer zugänglich sind, und ermöglicht eine geordnete Nutzung der Flotte. Eine effektive Verwaltung der Schlüssel reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt dafür, dass diese den richtigen Nutzern zugeordnet werden.
Überblick über die verschiedenen Lösungen zur Schlüsselverwaltung im Fuhrpark
Die Schlüsselverwaltung in der Fahrzeugflotte kann entweder manuell oder digital erfolgen. Bei der manuellen Verwaltung werden die Schlüssel physisch übergeben, während bei der digitalen Lösung moderne Systeme wie Schlüsselschränke, Schlüsseltresore oder Schlüsselboxen zum Einsatz kommen.
Eine persönliche Schlüsselübergabe kann in der Aufbauphase eines Fahrzeugpools oder bei kleinen Fahrzeugflotten noch machbar sein. Mit wachsender Größe oder bei steigendem Anspruch an die Flexibilität des Schlüsselmanagements stößt diese Variante jedoch bald an ihre Grenzen.
Darüber hinaus ist eine zeitlich unabhängige Schlüsselübergabe bei der manuellen Schlüsselverwaltung meist nicht zu gewährleisten. Mit der Corporate Carsharing Software können Sie Ihre Schlüssel digital verwalten. Für den Fahrzeugzugang stehen Ihnen zwei Tools zur Verfügung, die Flexibilität bieten und die Koordination der Schlüssel erleichtern: der elektronische Schlüsselschrank und die Schlüsselbox.
Schlüsselverwaltung in der Fahrzeugflotte: Der elektronische Schlüsselschrank
Was ist ein elektronischer Schlüsselschrank?
Ein digitaler Schlüsselschrank ist ein elektronisch gesicherter Aufbewahrungsschrank und dient dazu, die Schlüssel für die Fahrzeuge zu verwahren. Der Fahrer kann über eine Website oder App ein Fahrzeug reservieren und anschließend mit einer PIN oder einem RFID-Chip, wie einem Firmenausweis, den Schrank öffnen. Der für den Fahrer vorgesehene Schlüssel wird automatisch durch ein kleines Lichtsignal angezeigt. Alle anderen Schlüssel sind nicht zugänglich. Dadurch wird der Zugriff auf die Schlüssel der Poolfahrzeuge ausschließlich autorisierten Personen ermöglicht.
Vorteile: Elektronischer Schlüsselschrank
Ein digitaler Schlüsselschrank in der Fahrzeugflotte ist eine effiziente Lösung zur Verwaltung der Fahrzeugschlüssel. Zum einen ist dieser intuitiv und leicht zu bedienen, wodurch die Abwicklung für Fuhrparkverantwortliche und Mitarbeitende deutlich vereinfacht wird. Zum anderen können nur Befugte auf die Fahrzeugschlüssel zugreifen, was die Kontrolle über den Zugriff auf die Fahrzeuge verbessert. Dadurch wird die Sicherheit im Fuhrpark erhöht und die Poolfahrzeugverwaltung zuverlässiger.
Nachteile: Elektronischer Schlüsselschrank
Obwohl der Einsatz eines digitalen Schlüsselschranks viele Vorteile bieten kann, gibt es auch Nachteile bei dieser Variante. Der Betrieb eines digitalen Schlüsselkastens ist von der Verfügbarkeit und Funktionalität der Technologie abhängig. Störungen oder Ausfälle der IT-Systeme oder der Software können dazu führen, dass der Schlüsselkasten nicht funktioniert und das Reservieren und Abholen von Fahrzeugen nicht möglich ist. Zudem kann ein digitaler Schlüsselschrank kostspielig sein, da Anschaffung, Installation und Wartung berücksichtigt werden müssen.
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Schlüsselverwaltung in der Fahrzeugflotte: Die Schlüsselbox
Was ist eine Schlüsselbox?
Eine Schlüsselbox ist eine Aufbewahrungsbox, die den Fahrzeugschlüssel direkt im Fahrzeug sichert. Besonders in Unternehmen mit Poolfahrzeugen bieten Schlüsselboxen eine flexible und unkomplizierte Nutzung der Fahrzeuge, da die Fahrer nicht auf eine physische Schlüsselübergabe angewiesen sind. Manuell gesicherte Boxen werden an der Autoscheibe befestigt und lassen sich mit einem Schloss oder Zahlencode sichern. Digitale Schlüsselboxen, die im Inneren des Fahrzeugs angebracht werden, bieten eine IT-basierte Lösung, die den Zugriff sicherer macht. Das Fahrzeug wird per App geöffnet, um an die digitale Schlüsselbox zu gelangen. Fahrer entnehmen den Schlüssel und legen ihn nach der Nutzung zurück. Anschließend kann das Fahrzeug per App abgeschlossen und bei Bedarf wieder geöffnet werden, ohne den Schlüssel direkt zu nutzen.
Vorteile: Schlüsselbox
Die Schlüsselbox bietet eine sichere und zentrale Aufbewahrung der Fahrzeugschlüssel und vereinfacht dadurch die Schlüsselverwaltung. Durch ihre kompakte Bauweise bleibt sie in der Regel unauffällig und sorgt für mehr Sicherheit bei geringerem Aufwand. Die Schlüsselbox ermöglicht eine schnelle und automatisierte Schlüsselübergabe. Zudem schützt die Box die Schlüssel vor äußeren Einflüssen wie Feuchtigkeit und Schmutz, was deren Langlebigkeit sichert. Dadurch kann ein effektives Schlüsselmanagement zuverlässiger und mit weniger Aufwand umgesetzt werden.
Nachteile: Schlüsselbox
Ein Nachteil der Schlüsselbox besteht darin, dass ihre Funktion von einer stabilen Stromversorgung abhängt. Ist der Akku der Box leer, kann der Fahrer weder die Türen öffnen noch das Fahrzeug starten.
Schlüsselverwaltung mit der flinkey Box
Die flinkey Box, ist eine digitale Schlüsselbox, welche Ihnen bei der Schlüsselverwaltung zahlreiche Vorteile bieten kann. Dank eines integrierten Akkus kann die Box bis zu vier Wochen ohne eine externe Stromquelle betrieben werden. Die Installation ist unkompliziert: Einfach den Schlüssel in die Box legen, verschließen und im Fahrzeug, beispielsweise im Handschuhfach, platzieren. Ein zusätzlicher Montageaufwand entfällt, da keine Umbauten am Fahrzeug notwendig sind.
Mit der flinkey Box können digital Schlüssel vergeben oder durch einen Fuhrparkleiter zugewiesen werden. Das Fahrzeug wird dann mittels Smartphone-App und Bluetooth-Verbindung ent- und verriegelt.
Die flinkey Box ist eine sichere und benutzerfreundliche Lösung für den Fuhrparkmanager und kann so die Schlüsselverwaltung optimieren und die Aufwände reduzieren. Sie ist zudem mit der Corporate Carsharing Software kompatibel, sodass die digitale Schlüsselverwaltung über die CaranoCloud integriert werden kann.
Übergeben Sie noch persönlich die Schlüssel im Büro?
Mit unserer Carsharing Software CaranoCloud digitalisieren Sie Ihre Fahrzeugvergabe, denn in nur wenigen Klicks können Fahrer über die Desktop-Anwendung oder per App ein passendes Poolfahrzeug buchen. Dank des stationären Schlüsselschranks oder der Schlüsselbox, ist der Zugang zum Fahrzeug sofort und rund um die Uhr möglich. Informieren Sie sich jetzt!
FAQ – Schlüsselverwaltung in der Fahrzeugflotte
Die Schlüsselbox kann flexibel an verschiedenen Standorten installiert werden. Sie ist kompakt und für unterschiedliche Umgebungen geeignet.
Ein digitales Schlüsselmanagement sorgt für eine effiziente Verwaltung der Fahrzeugflotte und verbessert gleichzeitig die Sicherheit, indem es den Schlüsselverlust automatisch verhindert, unbefugten Zugang ausschließt und eine flexible Fahrzeugnutzung ermöglicht.
Einige digitale Schlüsselmanagement-Systeme verfügen über integrierte Notfallfunktionen, die es ermöglichen, dass Sie das Fahrzeug auch bei einem Stromausfall öffnen können.
Ja, eine digitale Schlüsselverwaltung ist sicher. Die meisten Systeme nutzen fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Fahrzeugen haben.
Nein, Sie benötigen nur ein Smartphone oder ein anderes mobiles Gerät mit einer Internetverbindung für das Management.
Die meisten elektronischen Schlüsselverwaltungssysteme sind sehr einfach zu installieren und zu verwenden. In der Regel reicht eine einfache App-Installation aus, um loslegen zu können.
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