Die Preise für Kraftstoff steigen, beispielsweise durch die Anhebung der CO2-Steuer, kontinuierlich. Tankkarten für Firmen sind deshalb zu einem unverzichtbaren Instrument für Fuhrparkmanager geworden, um die Ausgaben für Benzin, Diesel und Co im Blick zu behalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Tankkarten für Firmen funktionieren, warum der Einsatz einer Tankkarte für Mitarbeiter sinnvoll ist und worauf Sie dabei achten sollten.
Inhalt
- Was ist eine Tankkarte?
- Wie funktioniert eine Tankkarte?
- Welche Vorteile haben Tankkarten für Firmen?
- Was kosten Tankkarten für Firmen?
- Wie können Tankkarten für Firmen in das Fuhrparkmanagement integriert werden?
- Implementierung von Tankkarten für Firmen: Worauf Sie achten sollten
- Worauf gilt es bei Tankkarten für Firmen mit E-Fahrzeugen zu achten?
Was ist eine Tankkarte?
Tankkarten für Firmen sind ein spezielles Zahlungsmittel, mit dem Fahrer von Firmenfahrzeugen Kraftstoff an Tankstellen oder andere fahrzeugbezogene Services beziehen können, ohne Bargeld oder herkömmliche Kreditkarten verwenden zu müssen. Eine Tankkarte für Mitarbeiter funktioniert daher im Grunde ähnlich wie eine Kreditkarte, die ausschließlich von Tankstellen und anderen autorisierten Händlern akzeptiert wird. Prinzipiell lohnen sich Tankkarten bereits ab einem Fahrzeug.
Wie funktioniert eine Tankkarte?
Der Einsatz von Tankkarten für Firmen funktioniert in der Regel folgendermaßen:
- Ausgabe und Zuordnung: Das Unternehmen erhält von einem Tankkartenanbieter entsprechende Karten, die für den Fuhrpark ausgestellt sind. Jede Karte kann anschließend einem bestimmten Fahrer oder Fahrzeug zugeordnet werden.
- Nutzung: Die Tankkarte für Mitarbeiter kann für Kraftstoff, Stromtanken und für andere fahrzeugbezogene Dienstleistungen wie Ölwechsel oder Autowäschen genutzt werden.
- Erfassung von Daten: Bei der Verwendung der Karte werden Daten wie Datum, Uhrzeit, Ort und Betrag der Transaktion erfasst. Diese Daten werden dem Unternehmen dann zur Abrechnung zur Verfügung gestellt.
- Abrechnung und Analyse: Tankkarten für Firmen ermöglichen es, alle Kraftstoffausgaben zentral zu verwalten und zu überwachen. Dies erleichtert die Kostenkontrolle und die Budgetierung für Kraftstoffausgaben.
Welche Vorteile haben Tankkarten für Firmen?
Tankkarten für Firmen bieten sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Mitarbeiter zahlreiche Vorteile.
Kostenkontrolle und Transparenz
Mittels Tankkarten für Firmen behalten Fuhrparkmanager den Kraftstoffverbrauch und die Ausgaben für jeden Fahrer und jedes Fahrzeug im Blick. Durch Abrechnungen und Berichte lassen sich der Kraftstoffverbrauch analysieren, ineffiziente Fahrweisen erkennen und entsprechende Maßnahmen zur Optimierung ergreifen. Beispielsweise können Einsparungen erzielt werden, wenn Fahrer die Tankstellenpreise zu unterschiedlichen Tageszeiten berücksichtigen.
Weniger Administration
Statt aufwendiger Spesenabrechnungen und dem Sammeln von Quittungen können Fuhrparkmanager auf elektronische Transaktionsdaten zugreifen, die automatisch in das Buchhaltungs- oder Fuhrparksystem eingelesen werden. Das spart Zeit und vereinfacht die Verwaltung erheblich, da die Tankkosten nicht mehr händisch in ein System eingegeben werden müssen.
Flexibilität und Komfort für Fahrer
Tankkarten für Firmen werden von einer Vielzahl von Tankstellen und Händlern akzeptiert. Dadurch haben Fahrer die Flexibilität, an verschiedenen Standorten zu tanken. Um das Tank- und Ladenetz immer engmaschiger zu stricken, existieren sogenannte Cross-Akzeptanzen. Das heißt, verschiedene Anbieter kooperieren miteinander, sodass Fahrer mit ihrer Tankkarte auch an fremden Tankstellen bezahlen können.
Da die Abrechnung über den Arbeitgeber erfolgt, tanken Mitarbeiter dank Tankkarte auf Kosten der Firma. Ist auch die Betankung des Privatautos erlaubt, sind 44 Euro monatlich steuerfrei – insofern dieser Betrag nicht durch andere Sachbezüge ausgeschöpft wurde.
Zusatzfunktionen und Services
Einige Tankkarten für Unternehmen bieten zusätzliche Funktionen und Services. Dazu gehören GPS-Systeme zur Fahrzeugortung, die Überwachung von Wartungsintervallen oder die Routenplanung. Mit diesen Funktionen können Fuhrparkmanager die Effizienz steigern und die Betriebskosten senken.
Zudem können Dienstleistungen pro Karte und Fahrer indiviudell angepasst werden: Welche Produkte können im Tankstellen-Shop erworben werden und in welcher Preisspanne? Zu welcher Zeit und wo darf getankt werden?
Sicherheit und Kontrolle
Sicherheitsfunktionen wie PIN-Codes und Tanklimits verhindern die unbefugte Nutzung von Tankkarten für Firmen oder den Betrug damit. Fuhrparkmanager können individuelle Einstellungen vornehmen, um den Tankvorgang zu kontrollieren und den Kraftstoffverbrauch zu begrenzen.
Was kosten Tankkarten für Firmen?
Die Kosten für Tankkarten können variieren, abhängig von Faktoren wie dem Tankkartenanbieter, den gewählten Leistungen und der Anzahl der Tankkarten. Während einige Anbieter die Karten kostenlos anbieten, verlangen andere einen Serviceaufschlag pro Transaktion, der sich anteilig am getätigten Umsatz berechnet. Darüber hinaus gibt es auch Anbieter, die eine monatliche Gebühr verlangen. Diese kann je nach Anbieter und Karte zwischen 1 Euro und 6 Euro pro Monat liegen .
Einige Tankkartenanbieter gewähren je nach Unternehmensgröße und Nutzung auch Rabatte auf den Kraftstoffpreis oder die Möglichkeit, neben den Tankkosten auch andere Fahrzeugbezogene Kosten wie Mautgebühren oder Reparaturen abzurechnen.
Die Mindestabnahme von Karten und der Mindestumsatz wird von jedem Anbieter unterschiedlich gehandhabt. Fuhrpars sollten ihre Bedürfnisse genau analysieren, um den passenden Kartentyp wählen zu können.
Wie können Tankkarten für Firmen in das Fuhrparkmanagement integriert werden?
Für eine ganzheitliche Betrachtung der Betriebskosten ist es von Vorteil, wenn die Tankdaten und -kosten in Ihr Fuhrparkmanagementsystem importiert werden können. Gerade bei komplexeren Preis- und Tankstellenstrukturen erleichtert dies die Budgetkontrolle erheblich. Nutzen Sie die entsprechenden Analysefunktionen, um Kraftstoffverbrauch, Ausgaben nach Fahrzeug oder Fahrer, Verbrauchstrends und vieles mehr zu überwachen. Diese Informationen helfen Ihnen, Einsparpotenziale zu erkennen und effektive Maßnahmen zur Kostenoptimierung abzuleiten.
Unser Fuhrparkmanagement Software Fleet+ verfügt über Importschnittstellen zu allen gängigen Tankkartenanbietern für Geschäftskunden, wie UTA, DKV, Shell, Aral und Esso. Die importierten Tankdaten und Kosten werden den entsprechenden Fahrzeugen direkt zugeordnet. Umfangreiche Reports geben Ihnen einen Überblick über verwendete Karten, Tankkosten, Vergleiche und Auffälligkeiten. Zudem können Sie auch den Verlust von Tankkarten und Sperrungen erfassen.
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Implementierung von Tankkarten für Firmen: Worauf Sie achten sollten
Bei der Einführung von Tankkarten im Fuhrpark sollten Unternehmen unterschiedliche Aspekte berücksichtigen. So können sie sicherstellen, dass Verwaltung und Kostenkontrolle vereinfacht werden und den Fahrern eine sichere und einfache Nutzung ermöglicht wird. Grundsätzlich sollten bei der Implementierung folgende Punkte beachtet werden:
- Auswahl des passenden Anbieters: Welcher Anbieter erfüllt Ihre Anforderungen? Vergleichen Sie Konditionen, Gebührenstrukturen und Zusatzleistungen, um die beste Tankkarte für Ihr Unternehmen zu finden.
- Akzeptanzstellen und Netzwerk: Überprüfen Sie das Netzwerk der Tankstellen und Händler, an denen die Karte akzeptiert wird. Ein breites Netz ermöglicht es den Fahrern, an vielen verschiedenen Orten zu tanken.
- Kosten und Rabatte: Nicht nur Cent pro Liter sind entscheidend, sondern die gesamte Kostenstruktur der Tankkarte für Mitarbeiter. Diese beinhaltet die Gebühren für die Einrichtung, monatliche Grundgebühren sowie Transaktionsgebühren. Prüfen Sie auch, ob der Anbieter Rabatte oder Sonderkonditionen für Kraftstoffe oder andere Produkte und Dienstleistungen anbietet.
- Sicherheit: Achten Sie darauf, dass die Tankkarten für Firmen über angemessene Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um unbefugte Nutzung oder Betrug zu verhindern. Dazu gehören PIN-Codes, Tanklimits und die Sperrung von verlorenen oder gestohlenen Karten.
- Kundensupport: Der Anbieter sollte einen zuverlässigen Kundensupport anbieten. Bei Fragen, Problemen oder Verlust von Tankkarten für Firmen ist es wichtig, schnell Hilfe zu erhalten. Prüfen Sie die Erreichbarkeit des Kundensupports und die angebotenen Serviceleistungen.
Richtlinien für Tankkarten im Unternehmen
Es besteht das Risiko, dass Mitarbeiter Betankungen für nicht dienstliche Zwecke vornehmen. Auch der Verlust oder Diebstahl kann zu unerwünschten Ausgaben führen, wenn die Karte nicht rechtzeitig gesperrt wird. Deshalb ist es wichtig, klare Richtlinien für die Verwendung von Tankkarten festzulegen, regelmäßige Kontrollen durchzuführen und die Mitarbeiter zu schulen.
Worauf gilt es bei Tankkarten für Firmen mit E-Fahrzeugen zu achten?
Tankkarten für Firmen mit Elektro-Firmenfahrzeugen sind an die Besonderheiten der Elektromobilität angepasst. Ladestationen gibt es an öffentlichen Orten wie Parkplätzen, Einkaufszentren oder Raststätten. Um eine Ladesäule mit einer Tankkarte zu nutzen, muss der Nutzer die Karte an der Ladesäule authentifizieren. Die Ladesäule erkennt die Tankkarte und gibt den Zugang zur Ladeinfrastruktur frei. Während des Ladevorgangs erfasst die Ladesäule beispielsweise die Ladedauer und die verbrauchte Energiemenge und verwendet diese für die Abrechnung.
Tankkarten für Unternehmen mit E-Fuhrpark sind häufig mit einem Ladenetzwerk verbunden und ermöglichen den Zugang zu diesen Ladestationen, unabhängig vom Betreiber. Einige Tankkarten für Firmen mit E-Fahrzeugen bieten zusätzliche Dienste an, wie z.B. Routenplanungstools, die die nächstgelegenen Ladestationen anzeigen, oder Zugang zu Ladestationen mit schnellerer Ladeleistung. Auch hier ist es wichtig, die genauen Funktionen, Bedingungen und Ladenetzwerke der Anbieter von Tankkarten für Firmen zu vergleichen.
Fazit Tankkarten in Firmen
Tankkarten für Firmen bieten viele Vorteile für Unternehmen. Kostenkontrolle, Flexibilität und Sicherheit sind nur einige der positiven Aspekte. Der Fuhrparkmanager sollte den Anbieter und deren Konditionen prüfen, um so unnötige Kosten zu vermeiden und den Komfort zu erhöhen.
Mit der richtigen Tankkarte für Mitarbeiter können Sie Ihren Fuhrpark effizienter verwalten, die Kosten in der Flotte senken und einen reibungslosen Betrieb gewährleisten. Durch das Einlesen der Tankdaten in eine Fuhrparkmanagement-Software lassen sich die Gesamtbetriebskosten noch schneller überblicken.
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