Unternehmen, die die Mobilität ihrer Mitarbeiter sicherstellen möchten, stellen ihnen meist Dienstwagen oder Poolfahrzeuge zur Verfügung. Eine effiziente Poolfahrzeugverwaltung spielt dabei eine entscheidende Rolle, um die Nutzung der Fahrzeuge optimal zu organisieren. Doch es gibt eine weitere Möglichkeit: die Car Allowance. Wie das Konzept funktioniert und welche Vorteile und Nachteile es hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist eine Car Allowance?
Mitarbeiter, die ihr privates Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen, erhalten von ihrem Arbeitgeber eine finanzielle Vergütung – die sogenannte Car Allowance. Damit kann der Mitarbeiter die Kosten für Kauf, Wartung, Kraftstoff und Versicherung des eigenen Fahrzeugs abdecken. Für alle Kosten, die über die Pauschale hinausgehen, wie Pflege des Fahrzeuges, trägt der Mitarbeiter die Verantwortung.
Während die Pkw-Überlassungspauschale in den USA und Großbritannien bereits weit verbreitet ist, spielt sie in deutschen Fuhrparks erst langsam eine Rolle.
Worin unterscheidet sich eine Car Allowance vom Dienstwagen?
Während der Arbeitgeber beim Dienstwagenmodell die Kosten trägt und für die Verwaltung des Fahrzeugs zuständig ist, liegt diese Verantwortung bei der Pkw-Überlassungspauschale beim Mitarbeiter. Dieser hat zwar die Flexibilität das Fahrzeug frei zu wählen, muss jedoch auch für Pflege und alle anfallenden Kosten aufkommen. Das Fahrzeug bleibt dabei im Besitz des Mitarbeiters und muss auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht zurückgegeben werden. Auch die Einhaltung der zentralen Halterpflichten wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle oder die UVV-Fahrerunterweisung entfallen bei dem Konzept der Car Allowance.
Was sind die Vorteile und Nachteile einer Pkw-Überlassungspauschale für Unternehmen?
Eine Car Allowance bietet Unternehmen etliche Vorteile. Dazu gehört die Kostenkontrolle, denn die Ausgaben für die Car Allowance sind fest kalkulierbar. Wartungs- und Reparaturkosten, wie sie sonst bei Firmenfahrzeugen anfallen und einen großen Teil der Ausgaben im Fuhrpark ausmachen, entfallen. Der Mitarbeiter ist selbst für die Instandhaltung des Fahrzeuges verantwortlich. Darüber hinaus reduziert sich der Verwaltungsaufwand für Unternehmen, da es keine eigenen Fahrzeuge – oder nur wenige – bereitstellen, managen und versichern muss. Dies spart wertvolle Ressourcen und Zeit im Fuhrpark.
Doch bei einer Car Allowance gibt es auch Nachteile zu berücksichtigen. Zum einen haben Arbeitgeber nur ein eingeschränktes Mitspracherecht, wenn es um die Wahl des Fahrzeuges geht. Dadurch kann ein uneinheitliches Erscheinungsbild entstehen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien oder Sicherheitsstandards beeinträchtigt werden. Kosten, die die Car Allowance nicht abdeckt, tragen Mitarbeiter selbst. Dadurch kann die Unzufriedenheit steigen.
Wann lohnt sich eine Pkw-Überlassungspauschale?
Vorteilhaft kann eine Car Allowance vor allem für Mitarbeiter sein, die unregelmäßig oder nur wenige Dienstfahrten unternehmen. Denn bei einer geringen jährlichen Kilometerleistung sinken die Gesamtkosten für den Arbeitgeber, während der Mitarbeiter von mehr Flexibilität profitiert. Auch für Mitarbeiter, die großen Wert darauf legen, ihr eigenes Fahrzeug auszuwählen oder am liebsten mit dem vertrauten Privat-Pkw fahren, kann eine Car Allowance besonders attraktiv sein.
Da keine unerwarteten Ausgaben für Wartung, Reparaturen oder zusätzliche Versicherungen anfallen, lohnt sich eine Car Allowance insbesondere für Unternehmen, die eine klare und vorhersehbare Kostenstruktur bevorzugen. Gleichzeitig lohnt sich die Pkw-Überlassungspauschale auch für Betriebe, die keine eigene oder keine umfangreiche Fahrzeugflotte betreiben und den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich halten möchten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Car Allowance und einem Mobilitätsbudget?
Es handelt sich zwar in beiden Fällen um eine meist monatlich ausgezahlte Pauschale, dennoch unterscheiden sich beide Konzepte voneinander. Die Pkw-Überlassungspauschale ist an die Nutzung eines bestimmten Fahrzeuges gebunden und lässt meist keinen Spielraum für andere Mobilitätsoptionen. Ein Mobilitätsbudget können Mitarbeiter für verschiedene Arten der Mobilität verwenden und dabei unterschiedliche Verkehrsmittel kombinieren, wie beispielsweise öffentliche Verkehrsmittel, Carsharing, Fahrräder oder E-Scooter.
